自治会活動は各地域でピンチを迎えています
自治会費の問題
役員の高齢化やなり手がいない
任意参加の問題
子ども会との関係
など、自治会を取り巻く問題は多くのサイトで取り上げられています
ここでは、宇都宮市の「泉が丘西自治会」の取り組みを紹介します
様々なご意見をいただければ幸いです
泉が丘西自治会公式メールアドレス izuminishijichi@gmail.com
自治会改革のきっかけ
会長の交代要員がいない・・・
前自治会長から高齢を理由に交替したいとの要望がありました
早速当時の班長の代表であった私は新会長になってもらえないかとの打診を始めました
もちろん、簡単に受け入れてくれる方などいません・・・・
一番の理由は、自治会長の負担が大きいということです
これまでの自治会長さんは、一度引き受けると次の方が見つかるまで１０年以上続けられてきました
さらに、副会長など他の役員との仕事の分担が明確でないため、会長がほとんどすべてを行ってに引き受けるという実態でした
これでは行けないということで、「泉が丘西自治会のあり方検討会」を発足し１年間議論しました・・・
検討会からの改善案と現状
役員の役割の明確化
これまで、会長の役割は明確に書いてあったが副会長については会長を補佐する程度の内容でした。そのため、会長がほとんどの仕事を行っている状況でした。
そこで、副会長２名を総務担当と行事担当とし、役割を明確化しました。
会長は外部との連携と総括という役割に限定したため、ある意味誰でもできるという状況になりました。
今回新規の会長さんは、あえてこれまで自治会に関わってこなかった人を選出して、役割分担が可能か確認中です。
役員改選と任期
これまでも任期は２年で継続は妨げないとしていました。これについては継続しますが、概ね４年で役員を交代できないかと現在試行錯誤中です。
役員改選については、輪番制は困難と考え自薦他薦による推薦制を検討しています。なかなか、自薦他薦はうまく機能しないのが現状です。
自治会活動の電子化
これからの自治会運営を活性化するとともに、役員の負担を減らすため電子化を進めることにしました。
今回のメインはこの内容です。
Googleドライブを利用したホームページと無料の公式ラインでいまのところ無料でしかも効率的に運営できるようになりました。
自治会活動の電子化
自治会活動を電子化することは、以下のようなメリットが考えられます。
班長会議の削減
これまで過去の踏襲で年に総会１回と班長役員会議を５回実施してきました。
コロナで班長役員会議を紙面での連絡に変えることができたため、今年度から会議を２回に減らすことにしました。
そのためには、情報の提供と意見の聴取が大切なので、電子化を進めることにしました。
回覧板の削減
回覧板は重要ですが、緊急案件などは回覧板ではすぐに届かないなどのデメリットがあります。また、よく見ないで次の家へ送ってしまったということもありました。
そこで、回覧板を電子化し必要なものはいつでも見られるようにしました。
今後は、電子版を全員が登録した班は紙の回覧を無くす方向で進めています。
緊急連絡
近年、ゲリラ豪雨など気象関係の突発的な災害が増えています。
そのような際に情報伝達が行えるよう掲示板と緊急配信を模索しています。
現在はラインの無料公式アカウント（月に２００通まで）で連絡を行っています。
また、Googleドライブのサイト作成機能で情報閲覧ができるよう改善しています。
電子化の経緯
自治会活動の電子化のこれまでの経緯を記載します。
自治会活動の電子化を進める上で配慮したことは次の２点です
① 費用はできるだけ少なくし、できれば無料であること
② 今後誰でもサイト運営ができること
今のところなんとかこの２つをクリアできています。
しかし、今後登録会員数が増えると無料は難しくなることが考えられます。
これまで、いくつかの無料サービスを使用してきましたが、課題が多く残念ながら諦めました。
取り組む前にこちらを御覧ください。
メーリングリストは埋もれてしまう？？？
最初に取り組んでいたのはメーリングリストです。
しかしながら、参加者は増えたものの次のような欠点で諦めました
① 意外とメールは見ないで埋もれてしまう
② 開封されたかが分からない
BANDは不適切なサイトが多い
次にグループ活動に必要なコミュニケーションを無料で使えるBANDを使用しました。
しかし、BANDには多くの不適切と思われるグループが多いため、自治会活動には適さないと判断しました。
価格コムのチームル-ムは終了
無料で活用しやすいサイトでしたが、残念ながらサービスが終了しました。
無料で複数の掲示板が作成できることから、これで進めることとしましたが、残念なことにサービスが終了してしまいました。
Lineグループは、アカウントが見えるので使用せず
一般的にグループでやり取りがしやすのはLineグループです
既読がつくし、メッセージが埋もれないというメリットがあります
しかし、全戸をグループにすると２００個を超えるので、Lineグループに全戸を登録するは敬遠されます
また、相手がわかるので誹謗中傷の可能性が排除できないという欠点もあります
このことから、Lineのグループは最初から諦めていました
最後にライン公式アカウント
新聞で見たのですが、ラインの公式アカウントで連絡を行っている事例がありました
調べてみると結構メリットがありました
① だれが登録しているのか分からない
② そのため、個人間のやり取りができない
これらのことからラインに友だち登録することには抵抗がないようでした
デメリット
無料版では１月２００通までしか配信できません。５０名登録すると月に４通です
１配信で３通まで同時配信が可能ですが、戸数が増えると無料版では対応ができません
１００件を越えたら月５０００円の有料板を提案する予定です。
掲示板はGoogleドライブ
メール配信はライン公式サイトで運営できていますが、掲示板は個人のブログに（暫定）として掲載していました。
掲示板は誰もがいつでも閲覧できるホームページです。個人のサイトをお借りしていましたが、今回Googleドライブのサイト作成なら１５GBまでなら無料でできるとわかりました。
今後はこちらにデータを移行し運営します。
１５GBあれば、１年毎に必要ないデータを消していけば対応可能です
今後はこちらにデータを移行しながら、会員からの意見を聴取していきます
